「個人情報ファイル」とは、保有個人情報※を含む集合物であって、一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの、又は一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したもののことをいいます。

保有個人情報※職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、町の機関が保有しているものをいいます。ただし、町の機関が保有している行政文書に記録されているものに限ります